Scrum: efectividad en equipos felices

No había oído hablar de Scrum hasta hace algunos meses, y como tantas veces pasa, en poco tiempo me han hablado de este método diversas personas en distintos contextos, así que decidí investigar un poco más sobre su utilidad en términos de management. Me interesa especialmente investigar y probar sobre metodologías que se enfoquen en generar mayor valor con los mismos recursos, en conseguir mayor efectividad en aquello que hacemos.

Lo primero que leí sobre Scrum me llevó al libro de Jeff Sutherland del mismo título. El subtítulo “El nuevo y revolucionario modelo organizativo que cambiará tu vida” me cautivó y su lectura me duró muy pocos días. Scrum es una metodología para la gestión de proyectos, creada por Jeff Sutherland en 1993 inicialmente para la creación de software de forma más eficaz en el mundo tecnológico, pero relativamente desconocida en negocios de otro tipo. El libro de Sutherland explica las razones que le llevaron a aplicar el método y después a dedicarse a divulgarlo.

A lo largo de los años que llevo dedicada a la consultoría, he conocido numerosas empresas que trabajan por proyectos, especialmente aquellas vinculadas al sector tecnológico y las TIC, y en demasiadas ocasiones no consiguen que el ritmo de avance de muchos de sus proyectos sea el que se ha previsto para poder cumplir con las fechas de entrega al cliente. Es un problema común.

La clave es la velocidad

El enfoque de Scrum es muy potente para resolver este tipo de pérdidas de tiempo y recursos, en la medida que tiene en cuenta que durante el desarrollo de los proyectos los clientes pueden cambiar su opinión respecto lo que quieren, tal como pasa en realidad cuando un proyecto dura unas semanas; ya no digamos cuando es un proyecto que va a durar algunos meses.

Uno de los logros más importantes del Scrum es conseguir comunicar la información suficiente para que el equipo pueda hacer el trabajo bien. Lo más relevante es la historia que hay detrás. Si le preguntamos al usuario del producto o del proyecto, o de cualquiera que sea el encargo que hay detrás de Scrum, no nos va a decir cuáles son las tareas, sino por qué las necesita. Scrum se centra en maximizar la capacidad del equipo de personas para entregar de forma rápida una necesidad no definida completamente (puesto que se admiten cambios del cliente) dentro de los plazos establecidos.

Del trabajo por proyectos al trabajo en equipo

Según escribía Steve Denning en la revista Forbes Scrum is a major management discovery, si existiera un premio Nobel de management, el galardón debería ser para Jeff Sutherland por su contribución a la invención de Scrum. El artículo fue escrito hace cinco años y Denning describe como descubrió la existencia de Scrum y resume la esencia del método en las siguientes diez premisas:

1. Organiza el trabajo en ciclos cortos: una semana o dos es el marco temporal de referencia para la organización de las tareas.
2. La dirección no interrumpe al equipo mientras dura un ciclo de trabajo. El mal llamado control del grado de avance en la gestión de proyectos, provoca que una de las pérdidas de tiempo de las más significativas son estas interrupciones. Al mismo tiempo, son muy difíciles de medir.
3. El equipo reporta al cliente y no al director, con la consecuente reducción del proceso de dar y obtener feed-back.
4. Es el equipo el que estima cuanto tiempo le va a llevar el trabajo. En general, las personas somos pésimas estimando el tiempo que nos va a llevar hacer una tarea; por lo menos la primera vez. Así que no tiene sentido que la estimación del tiempo que va a llevar un trabajo la haga una persona distinta a quien va a ejecutar la tarea.
5. El equipo es el que decide cuanto trabajo le llevará cada iteración, por la misma razón que la anterior.
6. El equipo decide cómo hacer el trabajo en cada iteración.
7. El equipo mide sus propios resultados
8. Se definen los objetivos del trabajo antes de que empiece cada ciclo. El hecho de estar organizado en ciclos cortos, facilita marcar unos objetivos realistas en el marco temporal que se haya elegido (normalmente una o dos semanas)
9. Define los objetivos del trabajo a través de historias de usuario. El pensamiento de las personas se estructura siguiendo una narrativa, una historia, y no una secuencia de tareas que no están conectadas.
10. Sistemáticamente elimina los obstáculos. Al ir avanzando en el desarrollo de los proyectos, vamos a ir encontrando obstáculos, es natural. Pero definirlos como tal, sabiendo que forma parte de la dinámica normal del proceso, va a facilitar la implicación de todas las personas en hacer que vayan desapareciendo.

Trabajar por proyectos de forma efectiva no será posible si no se aprende primero a trabajar en equipo. Es imprescindible que las personas comprendan la historia del usuario, el porqué del problema que es necesario resolver, para poder compartir realmente los objetivos. El Scrum apuesta por mejorar la vida de las personas eliminando el “desperdicio”, enfocando sus acciones hacia un objetivo común, otorgándoles autonomía con la información suficiente de forma que puedan aportar el máximo de su potencial y recoger el feed back de sus acciones, dando como resultado una mayor implicación de las personas, así como su satisfacción por los retos conseguidos.

Chus Blasco
www.afca.cat
www.linkedin.com/in/chusblasco